Förvaring och ägande av forskningsmaterial

Myndigheters handlingar är i allmänhet offentliga (tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3 §) och skall arkiveras enligt arkivlagen (SFS 1990:782), arkivförordningen (SFS 1991:446) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Ett forskningsprojekt är enligt Riksarkivet ett s.k. "faktiskt handlande" och därför inkommer och upprättas därmed allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningens 2 kap. Grundprincipen i arkivlagen (3 §) är att myndigheternas arkiv tillhör det nationella kulturarvet och skall tillgodose bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar samt forskningens behov.

Bevarande och gallring

För myndigheter är bevarande av handlingar regel och gallring undantag. Bevarande innebär i korthet att handlingarna skall bevaras så lång tid som är möjligt, med perspektivet "för all framtid". Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Skall en handling gallras skall det framgå vid vilken tidpunkt den skall förstöras. De principiella bestämmelserna för gallring återfinns i arkivlagens 10 § som säger att allmänna handlingar får gallras och i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1997:6). I samband med gallring skall man dock alltid beakta att arkiven utgör en del av kulturarvet och tillgodose de ändamål som anges i 3 § arkivlagen. Vidare slås i RA-FS 1997:4 fast att myndigheten fortlöpande skall pröva förutsättningarna för gallring. Det grundläggande dokumentet för statlig forskning är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1). Där sägs:

6 § Från gallring skall alltid undantas handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt.

Allmänna råd.
Från gallring bör även undantas handlingar som speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång... Om det inte går att avgränsa enskilda forskningsprojekt, t.ex. i kontinuerligt bedriven grundforskning, kan föreskrifterna användas i tillämpliga delar.

7 § Utöver vad som anges i 6 § skall sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse.

Innan man bestämmer en tidpunkt för gallring skall enligt 8 § "rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat". I RA-MS återfinns Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering. 

Riksarkivet har utfärdat vidare regler för insändandet av arkivmaterial. De vilar, förutom på arkivlag och -förordning, på förordningen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1495). Varje myndighet har dessutom i normalfallet egna arkivföreskrifter som forskaren bör göra sig bekant med. I RA-FS 1997:4 stadgas myndighetens ansvar för att fortlöpande planera och styra sitt arkivs avgränsning och organisation. På de flesta universitet/högskolor utgör varje institution en egen arkivbildare.

I personuppgiftslagen anges att den personuppgiftsansvarige ska se till att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen av personuppgifterna. I skriften Hur länge får personuppgifter bevaras? informerar Datainspektionen om hur denna bestämmelse skall förstås.

Mer specifika regler

Det kan finnas mer specifika föreskrifter för ett visst forskningsområde. Vad gäller handlingar från kliniska läkemedelsprövningar stadgar Läkemedelsverkets LVFS 2011:19 att arkiveringstiden skall anpassas till gällande regler och att handlingar skall arkiveras minst 10 år efter det att prövningen avslutats och slutrapport föreligger. Märk att motstridiga krav vad gäller bevarande och förstörande kan uppställas i datainspektionens föreskrifter (se Att hantera personuppgifter), arkivlagen (SFS 1990:782), Riksarkivets föreskrifter, patientdatalagen (SFS 2008:355), personuppgiftslagen (SFS 1998:204), LVFS 2003:6 och i de internationella regleringarna. Det finns anvisningar i EU:s direktiv om kliniska försök och i Good Clinical Practice, vilka diskuteras i Guidelines for Retention of Clinical Trial Records at Investigator Study Sites (EFGCP). En noggrann prövning mot dessa regleringar bör göras innan data förstörs. Märk även att det fysiska material som hör till ett forskningsprojekt i princip tillhör arbetsgivaren!

När det gäller uppgifter registrerade på ADB-medium ges vägledning i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptagningar för automatisk databehandling. RA-FS 1999:1 gäller dock oberoende av media.

Senast uppdaterad: 2012-01-02